Så bygger du en likviditetsprognos på 13 veckor

Varför en rullande kortsiktig prognos – och vad den ska svara på

En likviditetsprognos är en rullande kortsiktig kassaflödesprognos. Den visar förväntade in- och utbetalningar vecka för vecka. Den är tillräckligt kort för att bygga på kända betalningsvillkor och förfallodatum, men ändå en överblick över den närmaste perioden. Prognosen rullas framåt allt eftersom nya perioder tillkommer. Enligt Danske Bank ger en kassaflödesprognos en överblick över företagets kommande in- och utbetalningar, visar er kortsiktiga betalningsförmåga och när ni kan vänta er betalt – och när ni behöver pengar till exempelvis leverantörer, löner och skatter.

Syftet är att tidigt identifiera likviditetsbehov och valutarelaterade risker. Danske Bank anger att prognoser över förväntade kassaflöden gör det möjligt att fatta beslut med mer information för att begränsa risk och optimera räntekostnader. Prognosen hjälper också att identifiera finansieringsbehov och om det finns utrymme för investeringar. Upptäcks en likviditetsbrist i tid kan ni skjuta upp icke-nödvändiga utgifter, omfördela medel eller diskutera utökad kredit med banken.

En 13-veckors likviditetsprognos har 13 veckokolumner, från vecka 1 till vecka 13. Horisonten är kort nog att bygga på kända betalningsvillkor och förfallodatum. Den rullas framåt en vecka i taget så att fönstret alltid omfattar de kommande 13 veckorna.

13 veckor ger en rullande horisont som sträcker sig ungefär ett kvartal framåt, men med veckoupplösning. Prognosen ska svara på om kassan räcker vecka för vecka, när inbetalningar väntas och när utbetalningar för leverantörer, löner och skatter förfaller.

Likviditetsprognos vs resultatbudget: pengar i kassan, inte vinst

Resultatbudgeten handlar om det förväntade resultatet är tillräckligt för att nå företagets mål och används för beslut om priser, kostnader och produktionsplanering. Kassaflödesprognosen visar i stället förväntat kassaflöde. Målet är att företaget ska ha tillräcklig likviditet för att betala leverantörer, löner, lån och skatter i tid, enligt Danske Bank.

Även med ett bra resultat kan likviditeten vara ansträngd. Pengar kan vara bundna i kundfordringar eller lager, och stora utbetalningar kan komma före inbetalningarna. Båda prognoserna är därför viktiga för ökad kontroll och för att undvika likviditetsbrist, enligt Danske Bank.

I en 13-veckorsprognos är det kassan per vecka som styr. Ett positivt resultat i resultatbudgeten kan sammanfalla med ett negativt veckosaldo om kundfordringar eller lager binder pengar. Därför jämförs veckans ingående saldo med veckans in- och utbetalningar.

Likviditetsprognos vs resultatbudget – vad skiljer dem?

Sätt syfte, omfattning och uppdateringsfrekvens

Innan du börjar prognosticera: bestäm syftet. Är prognosen kortsiktig eller långsiktig? Hur ska den stödja företagets övergripande strategi och ambitioner? När syftet är klart, identifiera relevant data och vilka källor informationen om förväntade in- och utbetalningar kommer från. Finns variationer som bör ses som engångsbetalningar eller säsongsvariationer? Bestäm sedan hur prognosen uppdateras med aktuell data så effektivt som möjligt och att all relevant data är med. Det är steg som Danske Bank lyfter fram.

Omfattningen kan variera: vilka enheter, konton och valutor ska ingå? För koncerner eller företag med internationell verksamhet kan central kontroll över flera bolag, konton och valutor vara relevant, och valutakonvertering är vanlig i verktyg för likviditetsprognoser. Uppdateringsfrekvensen är fri – per dag eller mer sällan – och betalningsströmmar kan kopplas till valfritt kontobegrepp, enligt Addedo. Välj frekvens efter hur snabbt likviditeten förändras och hur ofta nya betalningar och fakturor tillkommer.

För en 13-veckorsprognos bestäms omfattningen till de enheter, konton och valutor som ska ingå i vecka 1–13. Uppdateringsfrekvensen kan vara per dag eller mer sällan. När en vecka passerar rullas prognosen: vecka 13 lämnar och en ny vecka 13 tillkommer.

Samla datakällor för in- och utbetalningar

Förväntade in- och utbetalningar finns i kund- och leverantörsreskontra, försäljnings- eller ordersystem, bankkonton, bokföring och affärssystem. Addedo framhåller att kund- och leverantörsreskontran innehåller mest tillförlitlig information i många branscher, men inte i alla – försäljnings- eller ordersystem kan vara minst lika viktigt. Till sist är ni beroende av dem närmast verksamheten, som i regel har fingertoppskänsla för vad som är på gång i respektive enhet.

Oattesterade fakturor och fakturor under dispyt är kvalitetsrisker. Addedo frågar: kommer fakturan in preliminärbokad och synlig i reskontran innan den attesteras? Hur hanterar du fakturor under dispyt? Har ni ständigt många oattesterade fakturor som därför betalas för sent, påverkar det kvaliteten i likviditetsprognosen. Rutiner för attest och dispenshantering krävs för en tillförlitlig prognos.

För de 13 veckorna hämtas förväntade inbetalningar från kundreskontra, försäljnings- eller ordersystem. Utbetalningar hämtas från leverantörsreskontra, lönesystem, skatter och lån. Kontrollera att oattesterade och disputerade fakturor syns i rätt vecka.

Mappa betalflöden vecka för vecka

Bygg ett veckoschema med en kolumn per vecka. Raderna bör omfatta ingående saldo, förväntade inbetalningar, utbetalningar till leverantörer, löner, skatter, lån, veckovis nettokassaflöde och utgående saldo. Placera varje post i rätt vecka utifrån betalningsvillkor och förfallodatum. Skilj på säkra och osäkra flöden: kundfakturor med förfallodatum är säkrare än förväntad orderingång.

Driva Eget beskriver att en likviditetsbudget för enskild firma innehåller inbetalningar från försäljning och andra inkomstkällor, utbetalningar för operativa kostnader som material, löner, hyra och personliga uttag, en kassaflödesanalys som månatlig eller kvartalsvis uppskattning av kassabehovet, samt en buffert för oväntade utgifter eller inkomstbortfall. I en rullande veckovis prognos görs samma uppskattning vecka för vecka.

Bygg mallen med en kolumn per vecka: Vecka 1, Vecka 2, Vecka 3 och så vidare till Vecka 13. Raderna är ingående saldo, förväntade inbetalningar, utbetalningar till leverantörer, löner, skatter, lån, veckovis nettokassaflöde och utgående saldo.

Utgående saldo för vecka 1 förs till ingående saldo för vecka 2. På samma sätt förs varje veckas utgående saldo vidare till nästa vecka. Vecka 13 visar saldot vid horisontens slut.

Kundfakturor med förfallodatum läggs i den vecka de förfaller. Förväntad orderingång läggs i den vecka den bedöms bli betald.

Rullande 13-veckorslikviditetsprognos – processen steg för steg

Nyckeldata från en 13-veckorslikviditetsprognos

Bygg scenarier och en buffert för osäkra flöden

Simulera scenarier: försenade kundbetalningar, uteblivna intäkter, oväntade utgifter, säsongsvariationer och valutarisker. Verktyg för likviditetsprognoser används ofta för att simulera ekonomiska scenarier och är särskilt värdefulla för företag med säsongsvariationer, osäkra marknadsförhållanden eller internationell verksamhet, enligt Businesswith.

En buffert är en plan för oväntade utgifter eller inkomstbortfall, enligt Driva Eget. I den veckovisa prognosen kan bufferten ligga som en rad för oförutsedda utbetalningar eller som ett minimisaldo som saldot inte bör understiga.

Scenarierna körs mot samma 13 veckokolumner. Förskjut en kundinbetalning framåt eller lägg in en oväntad utgift i en vecka och se hur utgående saldo förändras. Bufferten kan ligga som en rad för oförutsedda utbetalningar i varje vecka eller som ett minimisaldo över hela 13-veckorsperioden.

Välj verktyg: Excel, systemstöd eller automatiserad prognos

Enklare Excel-mallar kan räcka för mindre företag. Almi har en budgetmall i Excel som är enkel att fylla i, stöder månads- och helårsbudget, hjälper till att planera intäkter och kostnader och gör det möjligt att följa kassaflödet. Driva Eget erbjuder en kostnadsfri interaktiv Excel-mall för likviditetsbudget för enskild firma. Verksamt har ett räkneverktyg för likviditetsbudget. Alternativen är oftast billiga och snabba att komma igång med, men bygger på manuell inmatning och uppdatering.

Verktyg för likviditetsprognoser är mjukvarulösningar som hjälper företag att förutse, övervaka och hantera kassaflödet med precision. De samlar finansiell data från bankkonton, affärssystem (ERP) och bokföringsprogram för en realtidsöversikt. Dashboards, automatisk datainsamling, valutakonvertering och rapportering är vanliga funktioner. Att ersätta manuella kalkylblad och separata system minskar felrisken och sparar tid. Många lösningar erbjuder också central kontroll över flera bolag, konton och valutor, enligt en jämförelse på Businesswith. Addedo framhåller att om ni har verksamhetsnära systemstöd och resultatuppföljning, till exempel Planning Analytics eller Workday Adaptive Planning, kan ni utgå från informationen som redan finns i systemet och bara tillföra kundspecifika parametrar.

En Excel-mall för 13 veckor kan byggas med kolumnerna vecka 1–13 och raderna enligt veckoschemat. Almis budgetmall, Driva Egets kostnadsfria Excel-mall och Verksamt räkneverktyg kan kompletteras med veckokolumner för vecka 1–13. Systemstöd kan automatisera datainsamling och fylla 13-veckorsprognosen från bank, ERP och bokföring.

Etablera en process för rapportering och uppföljning

Addedo menar att en tydlig process, bra systemstöd och strukturerad uppföljning av prognosutfall kan ge betydande kvalitetsförbättringar i likviditetsprognosen. Etablera tydliga processer för rapportering och uppföljning. Ta reda på var i organisationen informationen finns.

Bestäm vem som äger prognosen, vem som matar in data och vem som följer upp. Rapporteringen bör ha fast frekvens och mottagare, och prognosen bör integreras med befintlig uppföljning.

Processen bör ange vem som uppdaterar 13-veckorsprognosen varje vecka och vem som får rapporten. Rapporteringen visar veckosaldo, nettokassaflöde och avvikelser för vecka 1–13. Prognosen integreras med befintlig uppföljning.

Steg-för-steg-process för att bygga en 13-veckorslikviditetsprognos

Följ upp utfall och justera prognosen löpande

Jämför varje vecka förra veckans prognostiserade saldo och flöden med de faktiska in- och utbetalningarna. Analysera avvikelser: beror de på försenade kundbetalningar, tidigarelagda leverantörsbetalningar eller missade poster? Danske Bank betonar att det är minst lika viktigt att i efterhand utvärdera prognoserna mot faktiskt utfall för att se tillförlitligheten och hur de kan förbättras. Rulla sedan prognosen framåt så att den alltid täcker hela den kommande perioden.

Mät träffsäkerheten över tid. Justera antaganden om betalningsbeteende, säsong och timing.

Jämför prognosen för vecka 1–13 med faktiska in- och utbetalningar vecka för vecka. Rulla därefter 13-veckorsfönstret framåt: den passerade veckan tas bort och en ny vecka 13 läggs till. Justera antaganden om betalningsbeteende, säsong och timing.

Vanliga fallgropar att undvika

Missa inte skatter, löner eller leverantörer. Uppdatera prognosen med aktuell data – annars blir den snabbt inaktuell.

Förlita dig inte på osäkra fordringar. Skilj på säkra och osäkra flöden; försenade kundbetalningar kan skapa likviditetsbrist. Hantera inte oattesterade eller disputerade fakturor slarvigt. Addedo varnar för att många oattesterade fakturor som betalas för sent påverkar kvaliteten i likviditetsprognosen.

En vanlig fallgrop är att bygga en 13-veckorsprognos utan att rulla den. Då stannar horisonten vid vecka 13 och tappar koppling till nästa veckas betalningar. Uppdatera därför veckosaldon och nettokassaflöde varje vecka.

Viktiga punkter att undvika i en 13-veckorslikviditetsprognos