Inbetalningar och reskontra: så minskar du manuellt arbete

Var manuellt arbete uppstår i inbetalningar och reskontra

Manuellt arbete i inbetalningar och reskontra uppstår ofta i övergångarna mellan system. Medius beskriver hur en specialist inom leverantörsreskontra kan behöva hämta eller mata in information i Excel, affärssystem, banksystem, interna system och OCR- eller skanningssystem samma dag. Varje överföring är en felkälla: ett stavfel i Excel som sedan matas in i andra system kan enligt Medius leda till en dominoeffekt av misstag som tar tid och pengar att rätta. Samma källa beskriver pappersflöden som överväldigande för personalen och känsliga för fel.

På kundsidan ser mönstret likadant ut. Thomson Reuters skriver att kundreskontra fortfarande sköts manuellt i många företag – ofta tidskrävande och sårbart för fel. Stripe beskriver kundreskontra som historiskt ineffektivt, lätt utsatt för mänskliga fel och resurskrävande. De manuella stegen är typiskt avläsning av inbetalningar, matchning mot faktura, bevakning av förfallna belopp, påminnelser och avstämning. Görs de för hand uppstår dubbelarbete, fördröjning och risk att felaktiga saldon följer med till bokslutet.

OCR, bankåterrapportering och automatisk matchning

OCR-numret på fakturan är referens vid inbetalning och kopplar betalningen till rätt faktura. Vågfas skriver att OCR-nummer gör att inbetalningar kan matchas och bokföras automatiskt, vilket minskar manuellt arbete och felrisk. I stället för att någon prickar av bankkontoutdraget mot fakturalistan sker matchningen i systemet.

Fortnox beskriver att inbetalningar återrapporteras löpande från banken och matchas med rätt faktura, så företaget vet vem som betalat och när. Enligt Fortnox kan banktransaktioner matchas och bokföras mot rätt faktura med smart teknik. Om banken stöder automatisk bokföring från kontoutdrag sker avstämningen där; annars finns funktionen ”Stäm av konto” för att matcha bankkontots händelser mot bokföringen.

För att det ska fungera måste fakturan ha ett OCR-nummer och banken skicka betalningsinformation i ett format som ekonomisystemet kan läsa. Fortnox uppger att deras bokföringsprogram kan kopplas till Sveriges alla största banker och Skatteverket, och att alla transaktioner läses in automatiskt.

Automatisk inbetalningsmatchning – från bank till bokföring

Kundreskontra: automatisera fakturering, bevakning och påminnelser

Enligt Thomson Reuters omfattar kundreskontra fakturering, bevakning av utestående betalningar och indrivning för levererade varor och tjänster. Automatisering innebär att systemet utför dessa steg i stället för att de görs manuellt. Thomson Reuters lyfter särskilt fram automatisk fakturagenerering utifrån försäljningsorder, e-fakturering enligt lokala och globala regelverk samt automatisk övervakning av förfallna fakturor. Stripe beskriver samma område som generering av fakturor, utskick av betalningspåminnelser, avstämning av inkommande betalningar och framtagande av finansiella rapporter om fordringar.

Enligt Thomson Reuters minskar automatiserade arbetsflöden felrisken, sparar tid och höjer precisionen i ekonomiprocesserna. Thomson Reuters nämner också att automatisering ger bättre överblick över kassaflödet, och att AI och maskininlärning kan förutse betalningsbeteenden och optimera kreditstyrning. I en sammanställning från Stripe, med hänvisning till B2B Payments Innovation Readiness Playbook, uppger 87 % av företagen med automatisering av kundreskontra att processhastigheten har förbättrats, och 75 % att automatiseringen hjälper dem erbjuda bättre kundupplevelser.

Fördelar med automatisering av kundreskontra

Leverantörsreskontra: digitala fakturor och rakare betalflöde

Leverantörsreskontra automatiseras med programvaruverktyg som effektiviserar rutinerna kring leverantörsfakturor. Medius beskriver att det ger säkrare, effektivare och mer kostnadseffektiva processer, och att digital dokumenthantering, fakturahantering, anpassning av inköpsorder och betalningsmatchning är typiska delar. Fortnox beskriver att leverantörsfakturor kan tas emot digitalt, läsas av och sedan få ett bokföringsförslag – inklusive AI-genererade förslag – i stället för att knappas in manuellt.

Betalflödet kan kopplas direkt till banken. Fortnox anger att betalningar kan skickas direkt från programmet och föras över till internetbanken automatiskt, vilket sparar tid och minskar felrisken. Samma princip gäller integrationer: Fortnox skriver att integrationer med andra system, som kassasystem eller webbshop, minskar dubbelarbete och felrisk.

Kostnadsbilden är delvis kvantifierad. Medius uppger att ekonomiavdelningar kan spara 40 % eller mer på kostnaderna genom att eliminera tidskrävande manuell rapportuppbyggnad och spårning.

E-faktura och autogiro som minskar friktionen

E-fakturor i strukturerade digitala format är enligt Thomson Reuters en viktig del i automatiseringen av kundreskontra. Att ersätta pappers- och PDF-fakturor med sådana format ger snabbare, säkrare och mer effektiv fakturahantering. Fakturor skickas direkt till mottagaren i rätt format och kanal, vilket ger bättre kontroll och spårbarhet. Medius beskriver samma riktning: att förvandla pappersfakturor och betalningar till e-fakturor och e-betalningar.

Autogiro minskar friktionen på betalningssidan. Fortnox beskriver att företaget hanterar kunders medgivanden och betalningsuppdrag i systemet, och att utförda dragningar och nya medgivanden läggs upp automatiskt. I praktiken dras betalningen automatiskt på överenskommen förfallodag, vilket tar bort manuell bevakning och inbetalningsmatchning för de kunder som använder autogiro. Kombinationen e-faktura och autogiro gör att fakturan går ut digitalt och betalningen kommer tillbaka utan att någon läser av eller prickar av den.

Behörigheter och intern kontroll i ett automatiserat flöde

Automatisering flyttar kontrollen från fysiska signaturer och pärmar till digitala behörighetsstrukturer. Affärbyrån skriver att korrekta behörigheter och stark intern kontroll i ekonomisystemet är grundläggande för att skydda företagets tillgångar, säkerställa finansiell korrekthet och förhindra oegentligheter. Två principer är funktionsdelning (Segregation of Duties) och rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC). Systematiska spärrar ska hindra en enskild person från att genomföra en fullständig, kritisk transaktion på egen hand.

Behörigheter i ett modernt, molnbaserat affärssystem kan vara granulära. Affärbyrån ger exempel som rätten att godkänna en leverantörsfaktura, möjligheten att ändra ett bankkontonummer i leverantörsregistret och rätten att boka manuella verifikationer i huvudboken. Källan varnar för att behörigheter som delas ut ad hoc i takt med nyanställningar leder till behörighetskrypning (privilege creep), där för många har för breda befogenheter. Det försvårar uppföljning och är en säkerhetsrisk. Affärbyrån betonar att ekonomichefen eller redovisningschefen behöver arbeta tätt med systemadministratörer för att översätta processer, riskaptit och attestreglementen till tekniska inställningar, och för att lagkrav som bokföringslagen efterlevs.

Avstämning mot bank och bokslut

Löpande avstämning mot banken är grunden för att reskontran ska visa verkligheten. Fortnox beskriver att avstämningen sker i banken om den stöder automatisk bokföring från kontoutdrag, och att funktionen ”Stäm av konto” annars hjälper till att matcha alla händelser på bankkontot mot bokföringen. När inbetalningar återrapporteras löpande och matchas mot fakturor minskar antalet ouppklarade poster att reda ut vid periodens slut.

Inför bokslut blir avstämningen mer formell. Revea rekommenderar att bokföringen är i ordning innan bokslutet börjar: alla affärshändelser ska vara bokförda och inga oklara eller saknade poster ska finnas. Felaktigheter ska korrigeras, och saldot på kund- och leverantörsreskontran ska stämma med verkligheten. Balanskonton ska jämföras med underlag som bankutdrag, kundfordringar och leverantörsskulder. Avvikelser behöver redas ut innan bokslutet färdigställs.

Kontrollpunkter inför bokslut

Kom igång utan att byta allt på en gång

Börja med att kartlägga var de mest tidskrävande manuella stegen finns. Prioritera punkter där information matas in manuellt och där ett fel får störst konsekvenser, till exempel matchning av inbetalningar eller registrering av leverantörsfakturor.

Koppla banken och fakturaflödet innan du byter ut hela ekonomisystemet. Fortnox beskriver att inbetalningar kan återrapporteras löpande från banken och matchas mot rätt faktura, och att betalningar kan skickas direkt från programmet till internetbanken automatiskt. På fakturasidan gör OCR-nummer att inbetalningar kan matchas och bokföras automatiskt enligt Vågfas. Medius skriver att automatisering av leverantörsreskontra inte behöver ta flera år, vilket talar för att införa stegvis: bankkoppling, OCR eller e-faktura, automatisk matchning, schemalagda påminnelser och därefter behörighetsstyrning.

Följ upp minskad tidsåtgång och färre fel över tid. Använd samma mått före och efter: antal manuellt matchade inbetalningar, antal manuellt skickade påminnelser, tid för avstämning och antal avvikelser i reskontran.

Steg för att komma igång med automatisering