Likviditetsstyrning i medelstora företag: ramverk, prognoser och åtgärder

Likviditetsläget för medelstora företag i en osäker omvärld

För medelstora företag är likviditetsstyrningen i dag ingen bokföringsövning utan en överlevnadsfråga. Småföretagsbarometern, som avser småföretag, visar visserligen att småföretagens konjunkturindikator vänder svagt upp från mycket låga nivåer efter flera år av motvind. Men läget präglas fortsatt av lågkonjunktur, där svag efterfrågan och global osäkerhet bromsar en bredare återhämtning. Det är den kombinationen – en svag men inte obefintlig förbättring – som gör att många företag varken kan planera för kris eller för tillväxt, utan måste bygga beredskap för båda.

Återhämtningen är dessutom ojämn geografiskt. I Swedbanks regionala utblickar framgår att tullar och ett försämrat säkerhetsläge spär på skillnaderna mellan regioner, samtidigt som andra utblickar beskriver att en återhämtning inletts runtom i landet. För ett enskilt företag betyder det att riksgenomsnittet är en dålig proxy för den egna marknaden: orderingång, kundinvesteringar och betalningsbeteende kan utvecklas helt annorlunda i den egna regionen eller branschen än i ekonomin som helhet.

I praktiken innebär det att likviditetsbehovet inte längre kan härledas enbart ur den egna historiska säsongsvariationen. När efterfrågan är trög samtidigt som ränteläge, valutakurser och finansieringsvillkor snabbt kan förändras, blir storleken och tillgängligheten på likviditetsreserven avgörande för företagets handlingsfrihet. Ett företag med svag men positiv marginal klarar en tillfällig svacka om kassan är planerad; utan planering blir samma svacka ett akut finansieringsproblem.

För styrelse och ledning följer att både riksnivå och regionnivå måste bevakas, och att konjunkturläget bör behandlas som en aktiv del av likviditetsarbetet – inte som en bakgrundskommentar i kvartalsrapporten.

Ett likviditetsramverk som bygger på omvärldsdata, inte bara historik

Ett likviditetsramverk ska svara på tre frågor: hur stor reserv företaget ska hålla, vem som ansvarar för att den är rätt dimensionerad, och vilka beslut som får fattas utan styrelsebeslut. Reservens miniminivå kan med fördel uttryckas i relation till kända åtaganden – exempelvis ett antal månaders fasta kostnader, kommande amorteringar och skatteinbetalningar – i stället för i kronor, eftersom ett sådant mått automatiskt skalar med verksamheten. Ansvaret bör ligga på en namngiven funktion (ekonomi-/finanschef) med rapporteringsskyldighet till styrelsen, och beslutsreglerna bör vara skriftliga: vad får användas ur reserven, av vem, och vid vilken nivå åtgärder ska aktiveras.

Det som skiljer ett robust ramverk från ett svagt är varifrån antagandena hämtas. Ett ramverk som enbart extrapolerar företagets egna historiska siffror utgår implicit från att framtiden liknar det förflutna – just det antagande som brister i en osäker omvärld. Antagandena bör i stället förankras i löpande makro- och marknadsanalyser: konjunkturbevakning, investeringsstrategiska bedömningar och kreditmarknadsanalyser från publicerade källor, tillsammans med Riksbankens finansiella stabilitetsrapport.

Den finansiella stabilitetsrapporten ges ut två gånger om året och innehåller Riksbankens samlade bedömning av den finansiella stabiliteten. Därför lämpar den sig som fast punkt i ramverkets kalender: vid varje publicering ses antagandena om finansieringskostnad, kreditutbud och motpartsrisk över, och förändringarna skrivs in i ramverket med datum och ansvarig. På samma sätt kan de egna analysavtalen – makroanalys, investeringsstrategi, kreditanalys – ge underlag för vilka scenariointervall som är rimliga, snarare än vad som råkade gälla förra året.

Ramen bör också dokumenteras så att den går att visa upp utåt. Banker och andra kreditgivare bedömer i praktiken ledningens förmåga att förutse och hantera likviditet. En skriftlig princip för reservnivå, ansvar och beslutsregler, med angivna antaganden och uppdateringscykel, är ett av de enklaste sätten att göra den förmågan synlig vid en kreditprövning.

Viktiga statiska källor för likviditetsstyrning i Sverige

Från konjunkturprognos till kassaflödesprognos

Kassaflödesprognosen bör byggas i lager. En kortsiktig rullande prognos på några månader ger kontroll över den dagliga likviditeten och fångar betalningsströmmar, skatter och löner. En rullande tolv månaders prognos på månadsbasis ger underlag för finansiering och investeringsbeslut. Ovanpå dessa läggs scenarier – ett basscenario, ett försämrat scenario och ett stresscenario – där skillnaden består i antaganden om volymer, priser, betalningstider och finansieringsvillkor.

Kopplingen till omvärlden sker genom att scenarierna inte sätts fritt. Swedbank Economic Outlook ger en bild av den övergripande utvecklingen, medan regionala utblickar beskriver hur den skiljer sig mellan delar av landet. Ett företag med kunder i flera regioner eller branscher kan låta basscenariot följa den breda bedömningen och låta det försämrade scenariot utgå från den svagaste relevanta regionen. Då blir prognosen känslig för just den differentiering som återhämtningen uppvisar, i stället för att bygga på ett enda nationellt genomsnitt.

Snabba konjunkturindikatorer fyller en annan funktion än prognoserna: de visar om utvecklingen rör sig i linje med antagandena. PMI-sammanställningar publiceras löpande och ger en tidig bild av aktiviteten i näringslivet, medan konjunkturrapporterna kommer mer sällan. Ett rimligt arbetssätt är att i förväg bestämma vilka utfall i de snabba indikatorerna som ska leda till att prognosen revideras, och att dokumentera trösklarna – i stället för att bedöma dem informellt varje gång en ny siffra publiceras.

Uppdateringsfrekvensen bör därför styras av publiceringskalendern snarare än av kvartalsbokslutet. Finns det en fast rytm – konjunkturrapport, regional utblick, indikatorer, finansiell stabilitetsrapport – kan prognosarbetet schemaläggas så att varje ny omvärldsinformation får ett bestämt datum då antagandena ses över. Det minskar risken att prognosen ligger kvar oförändrad ett helt kvartal medan förutsättningarna ändras.

Färdigplanerade åtgärder vid likviditetspress – skatteanstånd som praktikfall

Hur en akut likviditetsåtgärd kan se ut i praktiken illustreras av det tidsbegränsade skatteanstånd som föreslogs under finanskrisen. I regeringens proposition 2008/09:113 föreslogs en tidsbegränsad lag om anstånd med inbetalning av skatt i vissa fall. Förslaget ingick som en del i regeringens åtgärdspaket för att motverka de negativa effekterna av den finansiella krisen, och syftet var att dämpa likviditetsproblemen för företag som inte kunde få lån på normala villkor.

Enligt förslaget skulle arbetsgivare efter ansökan få anstånd med inbetalningen av de anställdas preliminära skatt och arbetsgivaravgifter. Anståndet skulle beviljas för högst två redovisningsperioder och för varje period längst till motsvarande förfallodag ett år därefter; som längst kunde anståndet gälla i ett år. Bestämmelserna avsåg redovisningsperioderna februari–december 2009 och skulle tillämpas på löner som betalas ut från och med februari 2009. Skatteverket skulle enligt förslaget bevilja anståndet efter ansökan, och anstånd skulle beviljas om inte särskilda skäl talade emot det. Myndigheten skulle också helt eller delvis återkalla anståndet om den skattskyldige begärde det.

Anståndet skulle enligt förslaget inte vara gratis. Den som beviljades anstånd skulle betala kostnadsränta enligt de regler som gäller vid anstånd, och därutöver en anståndsavgift. Avgiften skulle tas ut med 0,3 procent per påbörjad kalendermånad på beviljat anståndsbelopp fram till och med förfallomånaden, och betalas senast den dag anståndet upphörde. Vid återkallande skulle avgiften sättas ned i motsvarande mån, och skattemässigt skulle anståndsavgiften behandlas som ränta. För ett företag som övervägde det föreslagna anståndet var den relevanta kalkylen alltså inte bara likviditetslättnaden, utan den samlade kostnaden av ränta och avgift under hela anståndstiden.

Förslaget illustrerar tre saker om beredskap. För det första var det föreslagna anståndet beroende av ansökan – den som inte hade underlag, kontaktväg och beslutsregler klara i förväg kunde inte agera snabbt när behovet uppstod. För det andra hade anståndet ett pris som gick att beräkna i förväg, vilket gjorde det möjligt att jämföra med alternativ som bankkredit eller senarelagda betalningar till leverantörer. För det tredje var villkoren tidsbegränsade och politiskt beslutade: förslaget omfattade bestämda redovisningsperioder och hade ett slutdatum. Slutsatsen är att akuta likviditetsåtgärder bör dokumenteras på förhand – vem som ansöker, vilket underlag som krävs och vilka kostnader som accepteras – så att de kan aktiveras utan att företaget först måste utreda dem under press.

Kreditvillkor och finansiell stabilitet som tidiga varningssignaler

Den egna likviditetsberedskapen hänger direkt samman med hur omvärlden bedömer företagets risk. Banker och kreditinstitut värderar lönsamhet, skuldsättning, säkerheter och – inte minst – kvaliteten i ledningens prognoser och beredskap. Ett företag som kan visa en dokumenterad likviditetsprincip, uppdaterade scenarier och en plan för hur åtgärder aktiveras är lättare att bedöma, och därmed lättare att finansiera, än ett företag vars likviditet bara framgår av bokslutet i efterhand.

För att förstå hur kreditvillkoren kan förändras är uppföljning av finansiell stabilitet en användbar tidig varningssignal. Riksbankens finansiella stabilitetsrapport ger en extern referenspunkt. Eftersom den kommer med fasta intervall ger den en återkommande anledning att stämma av egna antaganden om finansieringskostnad och kreditutbud mot en extern bedömning – och att upptäcka förändringar innan de slår igenom i de egna lånevillkoren.

Utöver de externa rapporterna finns interna signaler att bevaka löpande: förändrade marginaler eller avgifter i befintliga kreditfaciliteter, nya eller skärpta villkor i avtal, indikationer från banken om att säkerhetsvärden ses över, och att kreditprocessen tar längre tid än tidigare. Sådana signaler säger sällan något om det enskilda företagets verksamhet – de speglar oftast en bredare förändring i marknadens riskaptit – men de påverkar ändå den egna tillgången till likviditet och bör hanteras som en del av beredskapen, inte som en överraskning.

Kopplingen tillbaka till ramverket är därför rak: antaganden om kreditutrymme och finansieringskostnad bör revideras i samma kalender som omvärldsanalyserna, och beslutsreglerna för likviditetsreserven bör innehålla en utlösare för just försämrade kreditvillkor. Då är finansiell stabilitet inte bara en omvärldsfråga, utan en parameter i den egna likviditetsstyrningen.