Avstämning av bank och kassa: rutiner som håller

Vad avstämning av bank och kassa faktiskt innebär

Avstämning jämför bokföringen med underlag utifrån: kontoutdraget från banken för bankkontot och kassarapporten eller kassaapparatens uppgifter för kontanterna. I BLA Bokföring laddas kontoutdraget hem från internetbanken och läses in i programmet; därefter jämförs kontoutdragets transaktioner med de transaktioner som redan ligger på bankkontot i bokföringen. Syftet är att hitta det som saknas eller ligger fel. Enligt Business Central är bankavstämning ett praktiskt sätt att upptäcka saknade betalningar och lösa bokföringsfel.

Bakgrunden är bokföringsskyldighetens krav. Bokföringslagen definierar affärshändelser som alla förändringar i ett företags förmögenhets storlek och sammansättning som följer av företagets ekonomiska relationer med omvärlden, till exempel in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt egna tillskott och uttag. En verifikation är enligt samma lag de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen, och en bokföringspost är varje enskild notering i grund- eller huvudbokföringen. Avstämningen är inte bokföring i sig, utan momentet där du kontrollerar att varje post på bank- och kassakontona har stöd i ett underlag utifrån.

Kassan: dagliga rutiner som gör avstämningen enkel

Kontanthanteringen styrs av när bokföringen måste vara klar. Enligt Skatteverket ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast nästa arbetsdag; övriga affärshändelser bokförs löpande.

Vid många kontanta betalningar behöver varje enskild kundbetalning inte bli en egen verifikation. Bokföringslagen tillåter en gemensam verifikation: uppgifter från en kassaapparat, en kassarapport eller annan uppgift som anger summan av mottagna betalningar. Dagens kontanta försäljning kan då bokas på en rad, förutsatt att rapporten från kassaapparaten eller kassarapporten finns kvar som underlag och summerar exakt de mottagna betalningarna.

Den praktiska rutinen: summera dagens kontanta in- och utbetalningar, låt rapporten bli verifikationen, räkna den fysiska kassabehållningen mot rapportens summa innan pengarna läggs undan och bokför senast nästa arbetsdag. Den dagliga räkningen gör avstämningen möjlig. Utan den upptäcks en differens först vid bokslutet, när det inte längre går att se vilken dag pengarna försvann. Avvikelser noteras med datum och belopp och utreds direkt, så kassan aldrig lämnas med en odokumenterad differens.

Bankavstämning mot kontoutdraget – från nedladdning till matchning

Flödet börjar med att du hämtar kontoutdraget för perioden från internetbanken. I Fortnox kassa- och bankavräkning är detta steg ett: hämta kontoutdrag för perioden och öppna sedan funktionen Kassa- och bankavräkning. I BLA Bokföring väljer du Aktivitet – Avstämning – Avstämning bank mot kontoutdrag och pekar ut den nedladdade filen under Importera kontoutdragsfil; där anger du samtidigt vilken fildefinition som gäller för just den filen.

När filen är inläst visas två listor: överst posterna från bokföringen och nederst posterna från det importerade kontoutdraget. I Business Central är vyn uppdelad på samma sätt: rutan Kontoutdrag visar importerade banktransaktioner eller huvudboksposter med utestående betalningar, och rutan Bankkontotransaktioner visar transaktionerna på det interna bankkontot. Du kan växla mellan att visa alla poster och att bara visa de omatchade, vilket är effektivast: övriga rader är redan kontrollerade.

Matchning innebär att förena en transaktion på kontoutdraget med motsvarande bankpost i bokföringen. I Business Central markeras matchade rader med kryssrutan Kopplad, och du kan antingen matcha automatiskt eller markera rader i båda fönstren och välja Matcha manuellt. I BLA markerar du en post i den övre listan och en eller flera poster i den nedre med ctrl-klick och klickar på Matcha. När matchningen är gjord är posten avklarad. Kvar återstår rader som fortfarande är omatchade; de ska antingen bokföras direkt eller utredas.

När posterna inte matchar: vanliga orsaker och vad du gör

Att poster inte matchar automatiskt beror ofta på att fildefinitionen för kontoutdraget är fel eller saknas, så filen inte kan läsas in korrekt. Andra vanliga orsaker: datum skiljer mellan banken och bokföringen – transaktionen är bokförd en annan dag än banken redovisar – att en betalning är delbetald och därför bara partiellt matchad, eller att transaktionen inte är bokförd.

Manuell matchning behövs när en bokförd post motsvarar flera rader på kontoutdraget. Att en post är delvis matchad är inte ett fel, utan ett tecken på att den återstående delen ska hanteras separat.

Systemstöd och filformat – så slipper du dubbelarbete

Filformatet är nyckeln till att slippa knappa in kontoutdraget manuellt. En fildefinition över kontoutdragets uppbyggnad gör att filen kan läsas in i programmet och jämföras med bokföringen; samma definition återanvänds varje gång du importerar från samma bank. Eftersom banker har olika definitioner av kontoutdragsfilerna behövs en definition per bank, inte en gemensam för alla.

Automatisk matchning sparar tid när underlagen är kompletta. I BLA rekommenderas automatisk matchning när flera poster ska matchas samtidigt; enstaka poster matchas manuellt. Business Central har åtgärden Matcha automatiskt och automatisk matchning med Copilot, en AI-driven funktion i förhandsversion, och beskriver också hur regler för automatisk koppling av betalningar kan definieras. Ett enkelt handgrepp för den manuella genomgången är att sortera listorna efter faktiskt belopp, så alla minusbelopp hamnar först och alla plusbelopp sist.

För kontroll och arkivering kan avstämningen skrivas ut. I BLA finns utskrift av matchningar, där du väljer delvis matchade, fullt matchade eller alla matchade poster, samt utskrift av samtliga bokföringstransaktioner och samtliga transaktioner från kontoutdraget. Via knappen Verifikat kan du visa och, om verifikationen inte är låst, ändra en markerad verifikation. Utskrifterna blir underlaget som visar att avstämningen är gjord och vad den ledde fram till.

Rutinen som håller: vecka, månad och bokslut

Bestäm vem som gör avstämningen och hur ofta. Den dagliga kassarapporten bör stämmas av varje dag pengarna är i omlopp. Bankavstämningen tar längre tid om den sparas till bokslutet, eftersom fler månader av omatchade rader då ska utredas samtidigt. En löpande avstämning per vecka eller månad håller antalet avvikelser nere och gör att varje differens fortfarande går att koppla till ett känt underlag.

Ansvaret ligger kvar hos företaget. Även om du anlitar någon för att sköta bokföringen är det enligt Skatteverket du som ansvarar för att bokföringen blir riktig, och det ansvaret kan du aldrig lämna ifrån dig. Bokföringsskyldigheten innebär att löpande bokföra alla affärshändelser i registreringsordning i grundboken och i systematisk ordning i huvudboken, att se till att alla bokföringsposter har verifikationer samt att upprätta årsbokslut eller årsredovisning.

Spara underlagen i ordnat skick. Enligt Skatteverket ska räkenskapsinformation arkiveras i ordnat skick och på betryggande sätt inom landet under minst sju år; även uppgifter på datamedia kan vara räkenskapsinformation. Det gäller filen från banken och rapporten från kassaapparaten lika mycket som utskrifterna av matchningar, bokföringstransaktioner och kontoutdragstransaktioner som avstämningsfunktionen kan producera. Gå igenom kvarvarande avvikelser och följ upp dem innan bokslutet påbörjas, så att det som lämnas in bygger på verifikationer som faktiskt hänger ihop med kontoutdraget och kassarapporterna.

Krav på arkivering enligt svensk lag