Kreditvillkor mot kunder: vad bör avtalet reglera?

Utgångspunkt: avtalet och lagen kompletterar varandra

För kreditvillkor mellan företag behöver avtalet tydligt beskriva hur kunden får kredit och när betalning ska ske. Ange både de ekonomiska villkoren och vad som händer om kunden inte följer dem. Samordna avtalet med orderbekräftelser, fakturor och eventuella allmänna villkor så att kunden möter samma besked i varje handling.

Skriv villkoren så att de går att använda genom hela kundrelationen: från kreditbeslut och beställning till betalning, dröjsmål och avslut. Klargör vilken handling som gäller om en offert, orderbekräftelse och ett ramavtal innehåller olika uppgifter. Dokumentera också ändringar skriftligen och se till att båda parter kan hitta den aktuella versionen.

Konsumentkreditlagen gäller krediter som en näringsidkare lämnar eller erbjuder en konsument (Konsumentverket). Vid kredit till en företagskund bör villkoren i stället utformas för affären mellan företagen. Vilka regler som kompletterar avtalet beror bland annat på om krediten är ett lån, ett betalningsanstånd eller del av ett köp av varor.

Räntelagen (1975:635) gäller i den mån inte annat är avtalat, utfäst eller särskilt föreskrivet. I de fall som avses i 3 eller 4 § beräknas räntan enligt lagen med referensräntan plus åtta procentenheter. Ange därför uttryckligen vilken avtalsränta som gäller och hur dröjsmålsräntan ska beräknas (Riksdagen).

Kunder, kredittyp och rättslig ram

Lagen gäller kredit som näringsidkare lämnar eller erbjuder konsument. Den gäller också kredit från någon annan än näringsidkare, om krediten förmedlas av näringsidkare som ombud för kreditgivaren. Kreditgivare är den som lämnar krediten eller övertar ursprunglig kreditgivares fordran.

Konsument är fysisk person som handlar huvudsakligen utanför näringsverksamhet. Näringsidkare är fysisk eller juridisk person som handlar för ändamål med samband med egen näringsverksamhet (2 §). Kreditförmedlare har särskilda skyldigheter: näringsidkare som utan att vara kreditgivare och mot ersättning erbjuder kreditavtal, bistår konsumenten innan avtalet ingås eller ingår avtalet som ombud för kreditgivaren.

Kredittypen avgör vilka regler som blir tillämpliga. Kreditavtal är avtal om lån, kontokredit, betalningsanstånd eller liknande. Kontokredit är avtal med fortlöpande rätt att utnyttja ett kreditutrymme. Kreditköp är köp av vara eller tjänst som finansieras genom kredit från säljaren eller från annan kreditgivare, om det sker enligt överenskommelse mellan denne och säljaren eller om varan eller tjänsten anges i kreditavtalet. En faktura som betalas efter leverans är ett betalningsanstånd och därmed ett kreditavtal.

Beskriv vilken typ av affär krediten hör till: ett lån, en löpande kredit eller ett betalningsanstånd kopplat till en leverans. Ange om krediten gäller en enskild beställning eller flera köp inom ett ramavtal. En tydlig beskrivning hjälper ekonomi- och säljfunktionerna att tillämpa samma kreditgräns, betalningsvillkor och rutiner för varje kund.

Avtalsrubriken bör uttryckligen ange om det gäller lån, kontokredit, betalningsanstånd eller kreditköp, vem som är kreditgivare, om en kreditförmedlare har medverkat och om krediten är bostadskredit.

Vid köp av varor är Köplagen relevant. Dess regler tillämpas inte i den mån annat följer av avtalet, praxis mellan parterna, handelsbruk eller annan sedvänja som måste anses bindande. Lagen gäller inte avtal om uppförande av byggnad eller avtal där tjänsten utgör den övervägande delen av säljarens förpliktelse (Köplagen).

Konsumentkreditlagen avser krediter som en näringsidkare lämnar eller erbjuder en konsument (Konsumentverket). För en företagskund behöver parterna därför vara noga med att avtala om kreditutrymme, betalningsdagar, ränta och kostnader. Ange också vem hos kunden som får beställa på kredit och hur företaget ska hantera ändrade kreditbehov.

Identifiera den juridiska person som ska vara betalningsansvarig och ange dess företagsuppgifter i avtalet. Om ett koncernbolag, en filial eller en annan verksamhet ska kunna beställa, skriv ut vilka parter som omfattas och vem som ansvarar för betalningen. Skilj också mellan den kund som köper varan eller tjänsten och den part som eventuellt faktureras.

Kreditbelopp, ränta och kostnader

Utgå från lagens begrepp när kostnaderna beskrivs. Kreditkostnad är summan av räntor, avgifter och andra kostnader som konsumenten ska betala med anledning av krediten, inklusive nödvändiga kostnader för värdering men exklusive notariatsavgifter. Kreditfordran är kreditbeloppet plus kreditkostnaden.

Kreditränta är räntekostnaden per år för den vid varje tid obetalda delen av krediten, angiven som en ränta. Effektiv ränta är kreditkostnaden angiven som en årlig ränta beräknad på kreditbeloppet, i förekommande fall med hänsyn tagen till att delbetalningar görs under den löpande kredittiden.

Beskriv krediten med uppgifter som företagets ekonomiavdelning kan följa upp: kreditbelopp eller kreditgräns, löptid, betalningsintervall och förfallodag. Redovisa räntor och avgifter var för sig och visa hur de påverkar kundens betalningsskyldighet. Använd samma belopp och villkor i avtalet, orderunderlaget och fakturan.

Avtalsränta och dröjsmålsränta är olika villkor och bör beskrivas var för sig. Ange avtalsräntans nivå eller beräkningssätt, när den börjar löpa och vilket belopp den beräknas på. Skriv också när dröjsmålsränta börjar tas ut och vilken beräkningsgrund som gäller; hänvisa inte bara till en allmän formulering om ränta.

Kronofogden anger att en betalningspåminnelse får kosta högst 60 kronor per förfallen faktura om parterna har avtalat om avgiften. Inkassokostnaden får vara högst 180 kronor per fordran enligt 5 § inkassolagen. Förseningsersättningen är 450 kronor per faktura och gäller enbart mellan företag; normalt får företaget inte både inkassokostnader och förseningsersättning (Kronofogden).

Betalning, löptid och kreditutrymme

Avtala om när betalning ska ske, hur ofta fakturor skickas och vilka betalningssätt kunden kan använda. Ange om kreditvillkoren gäller från leverans, fakturadatum eller en annan avtalad tidpunkt. Kontrollera att betalningsplanen går att förena med företagets fakturering och uppföljning av kundfordringar.

För en löpande kredit bör avtalet ange kreditgränsen, hur kunden får använda utrymmet och hur återbetalningen går till. Beskriv hur företaget meddelar kunden om utnyttjad kredit och vad som gäller när gränsen närmar sig eller överskrids. Reglera även hur parterna ska hantera önskemål om en högre kreditgräns.

Bestäm om krediten gäller en viss beställning, löper tills vidare eller har en bestämd löptid. Skriv ut vad som händer när perioden löper ut och om kunden behöver ansöka på nytt för att få fortsatt kredit. Om flera leveranser omfattas, klargör om varje faktura har en egen förfallodag eller följer en gemensam betalningsplan.

Gör det tydligt hur inbetalningar ska avräknas när kunden har flera obetalda fakturor. Ange vilken fakturareferens kunden ska använda och hur företaget hanterar en betalning som inte täcker hela skulden. Samordna rutinen med kundreskontran så att kund och leverantör kan följa vilka belopp som återstår.

Reglera vad som händer när kunden begär kredit utöver den avtalade gränsen eller när en beställning skulle föra kunden över gränsen. Klargör om företaget måste godkänna en sådan beställning särskilt och vem som får lämna godkännandet. Låt sälj- och ekonomiavdelningen följa samma rutin innan leveransen bekräftas.

Skriv ut förfallodag och hur företaget bedömer att en betalning har kommit in. Ange kreditdagar och betalningsintervall utan att lämna kunden att tolka dem utifrån fakturans utformning. Ta också ställning till om företaget får pausa framtida leveranser vid obetalda förfallna fakturor och beskriv hur kunden i så fall får besked.

En fullständig faktura ska innehålla fakturadatum, löpnummer, säljarens registreringsnummer för mervärdesskatt, säljarens och köparens namn och adress, vilka varor eller tjänster som faktureras, beskattningsunderlag och momssats. Under 4 000 kronor inklusive moms räcker en förenklad faktura. Fakturaunderlaget bör regleras i avtalet.

Beskriv hur ändringar av kreditgräns, betalningsvillkor och avgifter ska meddelas och dokumenteras. Ange när en överenskommen ändring börjar gälla och vilka beställningar den omfattar. Skilj mellan en ändring som parterna kommit överens om och en ny kreditansökan, så att kundens beställningar inte hanteras enligt oklara villkor.

Dröjsmål, leveransstopp och säkerheter

Bestäm hur företaget ska agera när en företagskund inte betalar i tid. Avtalet bör ange hur obetalda fakturor följs upp, vem som ansvarar för kontakten med kunden och när ärendet går vidare till nästa steg. Beskriv processen sakligt och tydligt så att kundansvariga och ekonomiavdelningen inte ger motstridiga besked.

Beskriv vilka avtalsvillkor som gäller vid sen eller utebliven betalning och vilka åtgärder företaget kan vidta. Ange om en förfallen skuld påverkar kundens möjlighet att göra nya beställningar på kredit. Håll isär den fortsatta hanteringen av en obetald faktura från villkoren för att avsluta hela kundens kredit.

Reglera när företaget får säga upp kreditavtalet och hur uppsägningen ska meddelas. Ange också om krediten kan spärras eller framtida leveranser pausas vid betalningsdröjsmål, och hur kunden får besked om åtgärden. Beskriv stegen i avtalet så att de går att tillämpa konsekvent innan nya beställningar godkänns.

Om företaget vill använda ett äganderättsförbehåll för sålda varor bör avtalet uttryckligen ta ställning till villkoret. Beskriv vilka varor det gäller och se till att villkoret framgår av de handlingar som hör till köpet. Ange också hur parterna ska hantera varan om kunden inte betalar, utan att förlita sig på en ospecificerad hänvisning till allmänna villkor.

Ange vilka kostnader som kan tas ut vid betalningsdröjsmål och när de blir aktuella. En betalningspåminnelseavgift får vara högst 60 kronor per förfallen faktura om parterna har avtalat om avgiften (Kronofogden). Redovisa avgiften tydligt i avtalet och håll den skild från dröjsmålsräntan och andra möjliga ersättningar.

Beskriv hur företaget hanterar en obetald fordran om den går vidare till inkasso. Inkassokostnaden får vara högst 180 kronor per fordran enligt 5 § inkassolagen (Kronofogden). Mellan företag gäller även förseningsersättning på 450 kronor per faktura, men normalt får man inte både inkassokostnader och förseningsersättning (Kronofogden).

En faktura, påminnelseavgift eller ett inkassokrav som är felaktig bör kunden protestera mot skriftligen. Avtalet bör ange hur en sådan protest görs och vad som händer med kravet under tiden.

Vilka säkerheter som krävs ska framgå av avtalet. Skriv ut dem i klartext i stället för att lämna dem till allmänna villkor.

Uppsägning, avtalsändringar och dokumentation

Ange om kunden får avbeställa en beställning eller frånträda ett avtal innan leverans och vilka villkor som då gäller. Skilj mellan att avsluta en enskild beställning och att säga upp en löpande kredit eller ett ramavtal. Skriv också hur kunden ska meddela företaget och hur redan levererade varor eller utförda tjänster ska hanteras.

Konsumenten har alltid rätt till viss dokumentation när ett kreditavtal ingås, och avtalet ska ges i en form som håller över tid – exempelvis på papper eller som pdf-fil i ett e-postmeddelande (Konsumentverket). Ett kreditavtal ska vara skriftligt och innehålla samtliga avtalsvillkor, den effektiva räntan och det totala belopp som ska betalas tillbaka. Formkravet bör avspeglas i villkoren: vilken handling som utgör avtalet, vilka bilagor som ingår och hur senare ändringar dokumenteras.

Säkerställ att avtalet samlar de villkor som styr kundens kredit: kreditgräns, betalningstid, ränta, avgifter, säkerheter och följder av dröjsmål. Lista de handlingar som hör till avtalet och förklara vilken handling som gäller om uppgifter skiljer sig åt. Spara den version som kunden har godkänt tillsammans med eventuella senare ändringar.

Ta ställning till vilket lands lag som ska gälla och hur tvister ska hanteras. Beskriv vilken kontaktväg parterna först ska använda för att försöka lösa en oenighet om en faktura eller ett kreditvillkor. Ha också en rutin för att följa upp och dokumentera obetalda fordringar, inklusive frågor om preskription.

Kreditbedömning och dokumentation av kundkrediten

Fastställ en intern rutin för att bedöma hur stor kredit företaget vill ge en kund. Rutinen kan väga in kundens betalningshistorik, aktuella skulder och den planerade omfattningen av nya beställningar. Dokumentera beslutet och koppla den godkända kreditgränsen till avtalet så att säljavdelningen inte erbjuder villkor som företaget inte har beslutat om.

Avtalsvillkoren om kreditbelopp och återbetalning måste hänga ihop med den prövning som faktiskt gjorts. Ett villkor som förutsätter återbetalningsförmåga som inte prövats saknar bäring i processen.

Bestäm hur kunden får besked om företaget avslår en kreditansökan eller inte godkänner en höjd kreditgräns. Dokumentera beslutet och skälen internt, och ge kunden tydlig information om vilka villkor företaget kan erbjuda i stället. En enhetlig rutin underlättar när kunden senare begär en ny bedömning.

Dokumentera kreditbeslut, avtalsvillkor, godkännanden och ändringar så att företagets ekonomi- och säljfunktioner kan följa vad som gäller. Spara kundens godkännande tillsammans med den version av avtalet som låg till grund för kreditbeslutet. Se till att senare ändringar går att koppla till både rätt kund och rätt kreditupplägg.

Är kunden ett företag gäller inte kreditprövningskravet i 12 §. Sätter företaget ett kreditutrymme eller en kreditgräns för kunden bör avtalet ange utrymmets storlek, hur det utnyttjas och vad som gäller vid överskridande.