Lagerstyrning och kapitalbindning: så mäter du effekten

Varför mäta effekten av lagerstyrning på kapitalbindning?

Höga lagernivåer kan säkra hög servicegrad, undvika dyra expressleveranser och hålla kundnöjdheten uppe. Priset är ökad kapitalbindning, som pressar kassaflödet och höjer inkuransrisken enligt EazyStock. Mät därför bundet kapital mot både kassaflöde och risken att varor blir osäljbara.

Sambandet kan vändas till en fördel. Om kapitalbindningen minskar och rätt artiklar lagerhålls i rätt mängd frigörs kapital, likviditeten förbättras och servicegraden kan förbli hög enligt EazyStock. Stora lager binder mycket kapital och ökar risken för inkuranta varor, vilket kan belasta kassaflödet, konstaterar Exsitec.

Mätningen bör inte stanna vid lagervärdet. Det avgörande är hur väl lagerstyrningen matchar sortiment och volymer; en blind lagerminskning kan slå ut storsäljare, enligt EazyStock.

En effektmätning vilar på tre storheter: lagervärde per artikelklass, andel kompletta kundorder som levereras direkt från lager och lagerhållningskostnader uppdelade på hyllutrymme, försäkringar, hantering och svinn. Följ dem parallellt, så att ändrat lagervärde kan ställas mot leveransförmåga och kostnader.

Nyckelindikatorer för effektmätning av lagerstyrning

Beräkna kapitalbindning, lageromsättning och lagerdagar

Att beräkna kapitalbindningen i lagret ger bättre insikt i hur stor del av tillgångarna som är låsta och kan leda till smartare beslut om inköp och sortiment, enligt EazyStock. Per artikel multipliceras lagermängd med värdering; därefter summeras värdet per lager, artikelklass eller materialflöde.

Enligt PLAN binds kapital i varierande grad genom hela lagerkedjan och materialflödet; det är finansiella medel som används i verksamheten. Beräkningen bör därför täcka samtliga lager och flöden, inte ett enskilt lager.

För att prioritera reduceringar kan beräkningen brytas ned per artikelklass. En ABC-analys visar vilka varor som bidrar mest till intäkterna – ofta står 20 % av artiklarna för 80 % av försäljningen (EazyStock). Komplettera med XYZ-analys, som visar prognossäkerhet, för att förbättra inköpsbesluten ytterligare (EazyStock).

Så görs beräkningen i fyra steg. Avgränsa vilka lager och materialflöden som ingår. Värdera lagret per artikel som lagermängd gånger värde och summera per lager, artikelklass eller flöde. Klassificera artiklarna med ABC och XYZ och följ sedan upp måtten före och efter förändringen med samma avgränsning.

Komplettera lagervärdet med lageromsättningshastighet, som beräknas som kostnad för sålda varor dividerad med genomsnittligt lagervärde under perioden (Exacta Logistics). Om företaget har sålt varor för 1 000 000 kr och haft ett genomsnittligt lager på 200 000 kr blir lageromsättningshastigheten 5 (Exacta Logistics). Lagerdagar räknas genom att dela 365 med lageromsättningshastigheten; en hastighet på 5 motsvarar 73 dagar (Exacta Logistics).

Steg för beräkning av kapitalbindning i lager

Mät frigjort kapital, kapitalkostnad, likviditet och lagerkostnader

Den tydligaste finansiella effekten av minskad kapitalbindning är att onödiga lagerhållningskostnader undviks, som hyllutrymme, försäkringar, hantering och svinn, enligt EazyStock. Mätningen bör följa dessa kostnadsslag separat och summera dem som effekt av förändrad lagernivå.

Följ också lagerhållningskostnaderna som andel av lagervärdet. Beräkna kvoten som totala lagerhållningskostnader dividerat med totalt lagervärde, gånger 100 (Slimstock).

Frigjort kapital uppstår när lagervärdet minskar. Kapital som inte längre är bundet i lager kan användas för investeringar i tillväxt eller andra delar av verksamheten, enligt EazyStock. Ett annat effektmått är undviken risk att behöva rea ut eller kassera produkter som inte längre går att sälja (EazyStock).

Likviditetseffekten följs lämpligen genom att jämföra kassaflödet före och efter förändringen, medan lagerkostnaderna följs per kostnadsslag. Eftersom en blind lagerminskning kan slå ut storsäljare (EazyStock), måste effektmåtten kombineras med servicegrad.

För att bedöma kapitalkostnaden behöver uppföljningen ange vilken kalkylränta företaget använder. WACC är den genomsnittliga vägda kapitalkostnaden och speglar, när den används som kalkylränta, marknadens och långivarnas aktuella krav vid värderingstillfället, inte historiska krav (UC). WACC varierar mellan företag och branscher, så det finns inget generellt konkret eller rätt värde (UC).

Frigjort kapital är skillnaden i lagervärde mellan två mätningar med samma värdering och avgränsning. Redovisa skillnaden i kronor och jämför den med kassaflödet före och efter förändringen.

Mät servicegrad och leveransförmåga parallellt

Ett direkt mått på leveransförmåga är hur många kompletta kundorder som levereras direkt från lager. En studie från Göteborgs universitet beskriver ett fallföretag som mäter just detta, enligt Ahlstedt (2016). Måttet visar om kunden får hela ordern utan restnotering eller fördröjning.

Servicegraden måste mätas parallellt med kapitalbindningen. Minskar lagret utan planering kan populära artiklar ta slut, enligt EazyStock. Samtidigt är hög servicegrad ofta avgörande för kundnöjdhet och tillväxt (EazyStock).

Mätningen kan därför ställa andelen kompletta kundorder direkt från lager mot lagervärdet över tid. Ökar andelen samtidigt som lagervärdet minskar, har lagerstyrningen förbättrat både kapitalbindning och leveransförmåga.

Servicegraden beräknas som antalet kompletta kundorder direkt från lager delat med det totala antalet kundorder under perioden. Använd samma definition av komplett order vid varje mätning.

Effekt av lagernivåändringar på servicegrad och kapitalbindning

Jämför kapitalbindningen mellan lager och materialflöden

Enligt PLAN binds kapital i varierande grad i samtliga lager och flöden. Det är uppbundna finansiella resurser. Därför kan kapitalbindningen följas upp steg för steg i varje lager och varje del av materialflödet.

En jämförelse över tid förutsätter samma värderingsprincip och samma avgränsning. Jämförelsen kan göras mellan lager, fabriker eller materialflöden och visar var kapitalbindningen är störst i förhållande till omsättning eller volym.

Ett exempel är Bigso, som ville ha hjälp att undersöka materialflödet och lagernivåerna i sin producerande fabrik i Litauen, enligt en studie från Linnéuniversitetet. Det visar hur en analys kan riktas mot ett specifikt flöde eller en specifik anläggning.

I uppföljningen mäts varje lager och varje flöde vid samma tidpunkt varje period. Rikta därefter reduceringen mot de enheter där kapitalbindningen är störst i förhållande till omsättning eller volym.

Koppla mätningen till lagerstyrning, EOQ och påfyllning

Konkreta metoder att följa är EOQ, som beräknar optimal orderkvantitet genom att balansera beställningskostnader mot lagerhållningskostnader (EazyStock). Mät kapitalbindning och servicegrad för de metoder företaget använder.

Långa inköpscykler leder ofta till överlager och hög kapitalbindning. Beställer företaget mindre mängder oftare får det bättre kontroll och kan agera snabbare på förändrad efterfrågan, enligt EazyStock. Effekten av kortare cykler mäts som förändrat lagervärde och förändrad servicegrad.

För säkerhetslager finns ett stort antal metoder för att bestämma lämplig nivå. En del bygger på uppskattningar, andra på mer beräkningsbaserade ansatser, enligt NSCA. Mätningen bör därför följa säkerhetslagrets andel av kapitalbindningen och hur nivån påverkar servicegraden.

Säkerhetslagrets andel av kapitalbindningen beräknas som säkerhetslagrets värde delat med det totala lagervärdet. Följ andelen över tid och ställ den mot servicegraden, så att nivån kan justeras utifrån effekt.

Mät effekten på artikelnivå med ABC/XYZ, prognoser och saldosäkerhet

Utgångspunkten är att kategorisera artiklarna efter värde och efterfrågan. En ABC-analys visar vilka varor som bidrar mest till intäkterna – ofta står 20 % av artiklarna för 80 % av försäljningen, enligt EazyStock. XYZ-analysen visar prognossäkerhet och kan användas för att förbättra inköpsbesluten (EazyStock).

Lagerreducering kräver djupa efterfrågeanalyser på enskild produktnivå. Att minska lagret blint över hela produktutbudet, utan hänsyn till produkters olika efterfrågemönster i prognosen, riskerar att populära produkter restas eller att företaget sitter på för mycket av andra produktgrupper med lägre efterfrågan, enligt Exsitec.

Saldosäkerhet är en förutsättning för rättvisande mätning. En handdatorlösning på lagret kan skapa förutsättningar för hög saldosäkerhet. Rätt saldo ger kunden rätt förutsättningar att köpa och inköparen rätt förutsättningar att fatta beslut, enligt Exsitec. Effekten mäts per artikelklass som kapitalbindning, servicegrad och prognosavvikelse.

Saldosäkerheten följs genom avstämning av registrerat saldo mot verkligt saldo per artikel. Rätt saldo ger kunden rätt förutsättningar att köpa och inköparen rätt underlag för beslut.

ABC-analys: Fördelning av försäljning på artiklar

Fördelar och risker vid lagerminskning

Analysera materialflödet för att reducera och följa upp kapitalbindning

Enligt PLAN binds kapital i samtliga lager och materialflöden. Kapitalbindningen utgör finansiella resurser som används i verksamheten. En materialflödesanalys kan därför visa var i flödet kapitalet sitter och var reduceringar är möjliga.

Digitala verktyg och transparenta inköps- och lagerprocesser kan optimera hela flödet från inköp till leverans och samtidigt undvika över- och underlagring, enligt Exsitec. Uppföljningen bör följa lagervärde och servicegrad genom flödets olika steg.

Ett exempel är Bigso, som ville undersöka materialflödet och lagernivåerna i sin producerande fabrik i Litauen, enligt en studie från Linnéuniversitetet. Analysen kan på samma sätt riktas mot inköpsflöde, produktionsflöde eller distributionslager, och effekten följs med samma mått över tid.

Mät vid flödets ingång, mellan stegen och vid leverans till kund. Då syns var kapitalet ligger längst och var en reducering får störst genomslag.

Uppföljning av kapitalbindning i materialflödet

Läs mer: 5 strategier för att minska kapitalbindning i lager (eazystock.com).