Rörelsekapital
Lagerstyrning och kapitalbindning: så mäter du effekten
Höga lagernivåer kan säkra hög servicegrad, undvika dyra expressleveranser och hålla kundnöjdheten uppe.
Varför mäta effekten av lagerstyrning på kapitalbindning?
Höga lagernivåer kan säkra hög servicegrad, undvika dyra expressleveranser och hålla kundnöjdheten uppe. Priset är ökad kapitalbindning i lager, vilket pressar kassaflödet och höjer risken för inkurans enligt EazyStock. Mätningen behöver därför koppla bundet kapital till både kassaflöde och risken att varor blir osäljbara.
Sambandet kan vändas till en fördel. Minskar kapitalbindningen och företaget i stället lagerlägger rätt artiklar i rätt mängd frigörs kapital, likviditeten förbättras och servicegraden kan hållas hög enligt EazyStock. Stora lager binder mycket kapital och ökar risken för inkuranta varor, vilket kan påverka kassaflödet negativt, konstaterar Exsitec.
Mätningen bör alltså inte stanna vid lagervärdet. Det centrala är hur väl lagerstyrningen håller rätt artiklar i rätt mängd, eftersom en blind lagerminskning kan lämna företaget utan de mest efterfrågade varorna (EazyStock).
Beräkna kapitalbindningen i lagret
Att beräkna kapitalbindningen i lagret ger bättre insikt i hur stor del av tillgångarna som är låsta och kan leda till smartare beslut om inköp och sortiment, enligt EazyStock. Per artikel multipliceras lagermängd med värdering; därefter summeras värdet per lager, artikelklass eller materialflöde.
Kapital binds i större eller mindre utsträckning i alla lager och materialflöden, och denna kapitalbindning är ett resursutnyttjande i form av finansiella medel enligt PLAN. Beräkningen bör därför omfatta samtliga lager och flöden, inte ett enskilt lager.
För att prioritera reduceringar kan beräkningen brytas ned per artikelklass. En ABC-analys visar vilka varor som bidrar mest till intäkterna – ofta står 20 % av artiklarna för 80 % av försäljningen (EazyStock). Komplettera med XYZ-analys, som visar prognossäkerhet, för att förbättra inköpsbesluten ytterligare (EazyStock).
Steg-för-steg: Mät effekten av lagerstyrning på kapitalbindning
- Beräkna lagervärde per artikelLagermängd × värdering
- Summera per lager, klass eller flödeSammanställ total kapitalbindning
- Bryt ned med ABC/XYZ-analysPrioritera reduceringar baserat på värde och efterfrågan
- Jämför servicegrad och kassaflödeSe om minskad lagernivå förbättrar likviditet utan att skada leveransförmåga
Top 5 metoder för att minska kapitalbindning i lager
- ABC-analys för prioriteringFokusera på de mest lönsamma artiklarna
- XYZ-analys för prognosförbättringAnpassa inköp efter efterfrågans säkerhet
- Kortare inköpscyklerMindre mängder oftare = mindre risk för överlager
- Digitalisering av lagerhanteringHögre saldosäkerhet genom handdatorlösningar
- Säkerhetslager baserat på beräkningarIstället för uppskattningar – minskar onödigt lager
Fördelar och risker med blind lagerminskning
- Fördelar
- Snabb frigöring av kapital, lägre hållningskostnader
- Risker
- Förlorad servicegrad, tomma hyllor för populära produkter
Effektmått: frigjort kapital, likviditet och lagerkostnader
Den tydligaste finansiella effekten av minskad kapitalbindning är att onödiga lagerhållningskostnader undviks, som hyllutrymme, försäkringar, hantering och svinn, enligt EazyStock. Mätningen bör följa dessa kostnadsslag separat och summera dem som effekt av förändrad lagernivå.
Frigjort kapital uppstår när lagervärdet minskar. Kapital som inte längre är bundet i lager kan användas för investeringar i tillväxt eller andra delar av verksamheten, enligt EazyStock. Ett annat effektmått är undviken risk att behöva rea ut eller kassera produkter som inte längre går att sälja (EazyStock).
Likviditetseffekten följs lämpligen genom att jämföra kassaflödet före och efter förändringen, medan lagerkostnaderna följs per kostnadsslag. Eftersom en blind lagerminskning riskerar att lämna företaget utan de mest efterfrågade varorna (EazyStock), måste effektmåtten kombineras med servicegrad.
Effektmått på kapitalbindning och lagerstyrning
- Frigjort kapitalKapital som inte längre är bundet i lager – kan användas för tillväxt
- Undvikna lagerkostnaderHyllutrymme, försäkringar, hantering, svinn
- Risk för rea/kasseringMinskar när kapitalbindning sänks
Mät servicegrad och leveransförmåga parallellt
Ett direkt mått på leveransförmåga är hur många kompletta kundorder som levereras direkt från lager. En studie från Göteborgs universitet beskriver ett fallföretag som mäter just detta, enligt Ahlstedt (2016). Måttet visar om kunden får hela ordern utan restnotering eller fördröjning.
Servicegraden måste mätas parallellt med kapitalbindningen. Minskar lagret utan planering riskerar företaget att stå utan de mest efterfrågade varorna, enligt EazyStock. Samtidigt är hög servicegrad ofta avgörande för kundnöjdhet och tillväxt (EazyStock).
Mätningen kan därför ställa andelen kompletta kundorder direkt från lager mot lagervärdet över tid. Ökar andelen samtidigt som lagervärdet minskar, har lagerstyrningen förbättrat både kapitalbindning och leveransförmåga.
Jämför kapitalbindningen mellan lager och materialflöden
Kapital binds i större eller mindre utsträckning i alla lager och materialflöden. Denna kapitalbindning är ett resursutnyttjande i form av finansiella medel, enligt PLAN. Kapitalbindningen kan därför följas upp som resursutnyttjande i varje lager och varje steg i materialflödet.
En jämförelse över tid förutsätter samma värderingsprincip och samma avgränsning. Jämförelsen kan göras mellan lager, fabriker eller materialflöden och visar var kapitalbindningen är störst i förhållande till omsättning eller volym.
Ett exempel är Bigso, som ville ha hjälp att undersöka materialflödet och lagernivåerna i sin producerande fabrik i Litauen, enligt en studie från Linnéuniversitetet. Det visar hur en analys kan riktas mot ett specifikt flöde eller en specifik anläggning.
Utveckling av kapitalbindning över tid: Jämförelse mellan lager och materialflöden
- Tidpunkt 1: Baslinje
- Mätning av lagervärde och kapitalbindning i hela materialflödet
- Tidpunkt 2: Efter förändring
- Jämförelse av samma mått efter implementering av ny lagerstyrning
- Exempel: Bigso i Litauen
- Analys av fabriksmaterialflöde för att identifiera kapitalbindningspunkter
Koppla mätningen till lagerstyrning, påfyllning och säkerhetslager
Flera materialstyrningsmetoder används för att planera nya inköps- eller tillverkningsorder som fyller på lager, enligt PLAN. Metodvalet påverkar hur mycket kapital som binds och hur väl servicegraden hålls. Mätningen bör därför visa kapitalbindning och servicegrad per använd metod.
Långa inköpscykler leder ofta till överlager och hög kapitalbindning. Beställer företaget mindre mängder oftare får det bättre kontroll och kan agera snabbare på förändrad efterfrågan, enligt EazyStock. Effekten av kortare cykler mäts som förändrat lagervärde och förändrad servicegrad.
För säkerhetslager finns ett stort antal metoder för att bestämma lämplig nivå. En del bygger på uppskattningar, andra på mer beräkningsbaserade ansatser, enligt NSCA. Mätningen bör därför följa säkerhetslagrets andel av kapitalbindningen och hur nivån påverkar servicegraden.
Mät effekten på artikelnivå med ABC/XYZ, prognoser och saldosäkerhet
Utgångspunkten är att kategorisera artiklarna efter värde och efterfrågan. En ABC-analys visar vilka varor som bidrar mest till intäkterna – ofta står 20 % av artiklarna för 80 % av försäljningen, enligt EazyStock. XYZ-analysen visar prognossäkerhet och kan användas för att förbättra inköpsbesluten (EazyStock).
Lagerreducering kräver djupa efterfrågeanalyser på enskild produktnivå. Att minska lagret blint över hela produktutbudet, utan hänsyn till produkters olika efterfrågemönster i prognosen, riskerar att populära produkter restas eller att företaget sitter på för mycket av andra produktgrupper med lägre efterfrågan, enligt Exsitec.
Saldosäkerhet är en förutsättning för rättvisande mätning. En handdatorlösning på lagret kan skapa förutsättningar för hög saldosäkerhet. Rätt saldo ger kunden rätt förutsättningar att köpa och inköparen rätt förutsättningar att fatta beslut, enligt Exsitec. Effekten mäts per artikelklass som kapitalbindning, servicegrad och prognosavvikelse.
ABC- och XYZ-analys: Kombinera värde och prognossäkerhet för bättre lagerstyrning
- ABC-analys (värde)
- 20 % av artiklarna står för 80 % av försäljningen
- XYZ-analys (prognossäkerhet)
- Visar vilka varor som har hög, medel eller låg prognosprecision
Analysera materialflödet för att reducera och följa upp kapitalbindning
Kapital binds i alla lager och materialflöden, och denna kapitalbindning är ett resursutnyttjande i form av finansiella medel enligt PLAN. En materialflödesanalys kan därför visa var i flödet kapitalet är bundet och var reduceringar är möjliga.
Digitala verktyg och transparenta inköps- och lagerprocesser kan optimera hela flödet från inköp till leverans och samtidigt undvika över- och underlagring, enligt Exsitec. Uppföljningen bör följa lagervärde och servicegrad genom flödets olika steg.
Ett exempel är Bigso, som ville undersöka materialflödet och lagernivåerna i sin producerande fabrik i Litauen, enligt en studie från Linnéuniversitetet. Analysen kan på samma sätt riktas mot inköpsflöde, produktionsflöde eller distributionslager, och effekten följs med samma mått över tid.
